AVG - Privacy Statement

Privacyverklaring St. Erve Kampboer, opgesteld 25 mei 2018,

vastgesteld in de bestuursvergadering d.d. 23 juli 2018

1. De wet

De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) is de nieuwe privacywet en stelt eisen aan organisaties die gegevensbestanden beheren. Deze eisen zijn:

• Toestemming voor het verwerken van de gegevens
• Juist en nauwkeurig bijhouden van de gegevens
• Beveiligen van de gegevens
• Op verzoek inzage verlenen in de opgeslagen gegevens
• Uitsluitend gebruik van de gegevens voor het doel waarvoor ze verzameld zijn.

1. De verantwoordelijke voor het verwerken van persoonsgegevens

Dhr. S. Arkink, secretaris St. Erve Kampboer, secretariaat@ervekampboer.nl

1. Met welk doel en op welke grond van recht worden persoonsgegevens verwerkt

De secretaris verwerkt gegevens van: vrijwilligers, gebruikers, incidentele huurders en medewerkers van samenwerkende organisaties. De gegevens die in ieder geval bewaard worden zijn: voornaam, achternaam, adres, e-mailadres en telefoonnummer.
Aanvullende gegevens: bankrekening, Verklaring Omtrent Gedrag (VOG), geboortedatum en functie, worden bewaard mits deze worden doorgegeven door betrokkenen. Zie ook de gegevensmatrix in de bijlage van dit document.

Het verwerken van persoonsgegevens gebeurt op rechtsgrond van:

• toestemming: de betrokkenen worden gevraagd toestemming te geven voor het verwerken van hun persoonsgegevens, na geïnformeerd te zijn over de doeleinden waarvoor de gegevens nodig zijn en hun rechten.
• overeenkomst: met vaste vrijwilligers, gebruikers en huurders worden contracten/overeenkomsten opgesteld om afspraken over o.a. vergoedingen, werkzaamheden, data, termijnen, prijzen, huisregels enz. vast te leggen.

De persoonsgegevens worden bewaard om te gebruiken voor vrijwilligerscontracten, verhuurcontracten, het sturen van een attentie voor verjaardagen, geboorten, ziekte en andere bijzondere gelegenheden, aanvraag voor VOG, declaraties en andere administratieve handelingen. Daarnaast ook om in contact met elkaar te staan i.v.m. planningen en ander werk gerelateerde onderwerpen.

1. Toestemming

Bij aanmelding als vrijwilliger, huurder of gebruiker, het inschrijven voor één van onze activiteiten, of een andere aanmelding bij onze organisatie verstrekken wij het privacy beleid. Als u niet akkoord gaat kunt u dit aangeven aan onze secretaris.

Door akkoord te gaan met dit privacy beleid geeft de betrokkene toestemming voor het feit dat de secretaris van Erve Kampboer persoonsgegevens verwerkt voor de in dit document genoemde doeleinden.

1. Bescherming van de persoonsgegevens

De bewaarde persoonsgegevens zijn alleen toegankelijk voor die personen die de gegevens vanuit hun rol of functie daadwerkelijk nodig hebben.

De gegevens worden niet aan derden verstrekt, tenzij hiervoor toestemming gegeven is door de betrokkene.

Bij mailing aan meerdere e-mailadressen wordt de ‘BCC’ gebruikt.

1. Bewaartermijn van persoonsgegevens

De persoonsgegevens worden bewaard zolang deze gegevens nodig zijn:

• zolang de betrokkene vrijwilligerswerk in of voor Erve Kampboer doet, langdurig of   incidenteel
• zolang de betrokkene een ruimte huurt in Erve Kampboer
• zolang de betrokkene samenwerkt met mensen van Erve Kampboer
• zolang de betrokkene in contact met mensen van Erve Kampboer staat

Zodra er een wijziging van persoonsgegevens binnenkomt, worden de oude gegevens verwijderd. Voor de administratie hanteren wij de wettelijke bewaartermijnen. Soms worden interessante stukken langer bewaard dan deze termijn vanwege historisch belang.

1. Verwerking van persoonsgegevens

Erve Kampboer verwerkt persoonsgegevens in de volgende systemen:

• Microsoft Word (administratie)
• Microsoft Outlook (mailing)
• Snelstart Boekhouding (financiële administratie)
• Website; www.ervekampboer.nl

1. Beeldmateriaal

Het komt regelmatig voor dat er tijdens bijeenkomsten en activiteiten foto’s en video’s gemaakt worden waar personen op staan. Deze worden, met toestemming van betrokkenen, middels een melding tijdens het evenement, gebruikt in de communicatie bijvoorbeeld op de website, sociale media en wijkkrant. Betrokkenen hebben geen recht op een vergoeding voor het gebruik van foto’s en video’s.

1. Rechten van de betrokkene

De betrokkene heeft recht om:

• eigen gegevens in te zien
• eigen gegevens te laten wijzigen
• vergeten te worden
• geïnformeerd te worden over de verwerking van persoonsgegevens
• eigen gegevens over te dragen aan derden
• toestemming voor verwerking van eigen gegevens in te trekken

De betrokkene kan bij de secretaris van Erve Kampboer terecht voor vragen of klachten over het verwerken van persoonsgegevens.

Wanneer de klachten van de betrokkene niet naar tevredenheid opgepakt of opgelost zijn, kan de betrokkene een klacht indienen bij het bestuur van Erve Kampboer. Komen wij er samen met u niet uit dan vinden wij dit natuurlijk erg vervelend. U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacy bescherming.

1. Datalekken

Erve Kampboer doet er uiteraard alles aan om de in dit document genoemde persoonsgegevens niet in handen van derden die geen toegang tot die gegevens zouden mogen hebben, te laten vallen. Gebeurt dit wel, is er sprake van een datalek. Het is wettelijk verplicht om dergelijke lekken te melden bij de Autoriteit Persoonsgegevens. De verantwoordelijkheid ligt bij de secretaris van Erve Kampboer.

1. Wijzigingen privacyverklaring

Erve Kampboer behoudt zich het recht om wijzigingen aan te brengen in deze privacyverklaring. De meest actuele versie van deze privacyverklaring is altijd te verkrijgen bij de secretaris en te raadplegen via de website van Erve Kampboer.

Bijlage: gegevensmatrix

In de onderstaande matrix is te zien welke gegevens wij mogelijk van onze diverse relaties kunnen bewaren.